اصول بایگانی اسناد در حسابداری

امروزه در دنیای تجارت، اطلاعات صحیح و دقیق مهمترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و مواجهه با تهدیدات است. اطلاعات، اسناد و مدارک از اهمیت ویژه ای برای شرکت ها و سازمان ها برخوردار است. بنابراین مدیریت، دسته بندی و سازماندهی آنها امری مهم و ضروری است. آرشیو فرآیندی برای مدیریت این اسناد است. آرشیو دارای اصول و روش هایی است که ثبت و استفاده از اطلاعات و اسناد را آسان کرده و از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می کند. در این مقاله سعی شده است شما را با اصول و بایگانی اسناد حسابداری آشنا کنیم.

تعریف بایگانی اسناد در حسابداری

هر رویداد مالی که حداقل یک بدهکار و یک طلبکار داشته باشد و در یک دوره مالی معین اتفاق افتاده باشد سند حسابداری نامیده می شود. بایگانی هر نوع سند ایجاد شده توسط شخص یا سازمانی که فرآیند اداری آن به پایان رسیده و امکان مراجعه در آینده وجود دارد، بایگانی اسناد حسابداری تعریف می شود. این اسناد می تواند نامه، عکس، فیلم، گزارش و غیره باشد.

هدف از بایگانی اسناد حسابداری

اسناد موجود در سازمان ها حاوی اطلاعات مهمی هستند که به مدیران سازمان کمک می کند تا با پردازش آنها تصمیم بگیرند و رشد کلی سازمان را به طور منظم رصد کنند. تشکیل پرونده صحیح و اصولی امکان دسترسی سریع به اسناد را با کمترین هزینه فراهم می کند. همچنین بایگانی اسناد به انطباق کار سازمان با قانون کمک می کند و در مواقع لزوم می توان از اسناد بایگانی شده به عنوان سند قانونی استفاده کرد.

اهمیت بایگانی اسناد

با رشد کسب و کار، اسناد بیشتری ایجاد می شود. بنابراین آرشیو اسناد به چند دلیل ضروری و مهم است. بایگانی از حذف ناگهانی اطلاعات مهم جلوگیری می کند و به افراد مناسب امکان دسترسی به اطلاعات طبقه بندی شده را می دهد. طبقه بندی اسناد با تشکیل پرونده امکان پذیر است و در مکانیزم های قانونی این طبقه بندی به سازمان و مدیران کمک می کند.

انواع روش های بایگانی اسناد در حسابداری

آرشیوها بر اساس طول عمر به سه دسته جاری، نیمه جاری و راکد تقسیم می شوند.

• آرشیو فعلی: این نوع بایگانی برای نگهداری و نگهداری اسناد فعالی است که به صورت دائمی مورد نیاز هستند.
• آرشیو نیمه جاری: این نوع آرشیو برای نگهداری اسناد فعالی که در صورت نیاز به آنها ارجاع داده می شود استفاده می شود.
• بایگانی راکد: این نوع بایگانی برای اسنادی است که کارایی خود را از دست داده اند و در آینده مورد استفاده قرار نخواهند گرفت اما طبق مقررات قانونی باید برای مدت معینی در شرکت وجود داشته باشند. این اسناد را می توان با همان شماره و کد قبلی بایگانی کرد و یا در دسته خاصی از اسناد راکد قرار داد.

وبلاگ استاد حساب...