ثبت وقایع مالی

آشنایی با ثبت رویدادهای مالی و جریان اطلاعات در سیستم حسابداری

حسابداران معاملات و عملیات مالی را در اسناد حسابداری ثبت می کنند. در سیستم حسابداری برای هر یک از دارایی ها، بدهی ها و سرمایه سند جداگانه ای نگهداری می شود. برای مثال سند جداگانه ای برای صندوق نگهداری می شود. و کلیه رویدادهای مالی ناشی از معاملات و عملیات نقدی در آن ثبت می شود. به همین ترتیب، اسناد مشابه برای سایر دارایی ها، بدهی ها و حقوق مالی صاحب سرمایه نگهداری می شود. سندی که برای ثبت افزایش و کاهش هر دارایی، بدهی و سرمایه استفاده می شود «حساب» نامیده می شود.

ثبت معاملات و عملیات مالی در حساب ها روشی موثر برای جمع آوری اطلاعات در مورد امور مالی یک موسسه است.

«حساب»، مبنای اصلی هر سیستم حسابداری، وسیله ای است که اطلاعات مربوط به تغییرات هر دارایی، بدهی و سرمایه در آن ثبت می شود.

جریان اطلاعات در سیستم حسابداری

اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی پس از ورود به سیستم اطلاعات حسابداری و تحلیل و بیان به زبان حسابداری (بدهکار و بستانکار) در سند حسابداری ثبت می شود. این اطلاعات پس از سند حسابداری در روزنامه ثبت و از آنجا به دفتر کل ارائه می شود. برای اطمینان نسبی از ثبت، انتقال صحیح اطلاعات، به صورت دوره ای موجودی آزمایشی از موجودی حساب های دفتر کل تهیه می شود. در پایان هر دوره مالی، پس از انجام یک سری عملیات حسابداری از جمله حساب های تعدیل، صورت های مالی تهیه می شود.

صورتهای مالی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان انباشته و صورت جریان وجوه نقد است.

به طور خلاصه، جریان اطلاعات در یک سیستم حسابداری به شرح زیر است:

رویدادهای مالی ← سند حسابداری ← مجله ← دفتر کل ← تراز آزمایشی ← صورتهای مالی

ثبت رویدادهای مالی در سند حسابداری

سند حسابداری یا برگه حسابداری برای یک یا چند رویداد مالی که در موسسه رخ می دهد تهیه می شود. بنابراین سند حسابداری یا برگه حسابداری سندی است که آثار مالی یک یا چند رویداد مالی در آن نوشته شده است.

ماده 9 آیین نامه نحوه تنظیم، ویرایش و نگهداری دفاتر موضوع تبصره یک ماده 95 قانون مالیات های مستقیم، سند حسابداری را به شرح زیر تعریف می کند:

برگ یا سند حساب یا سند حسابداری سندی است که در آن یک یا چند عملیات و محاسبات مالی و پولی به حسابهایی انجام می شود که بر حسب بدهکار یا بستانکار تقسیم می شود و چنین سندی پس از امضای مرجع صالح و صدور آن. می توان آن را در دفاتر و روزنامه های خاص ثبت کرد.

سند حسابداری به روش های مختلفی طراحی می شود، برای ثبت معاملات در سند حسابداری باید نام حساب های بدهکار و بستانکار در معامله مشخص شود. اسامی حساب های بدهکار و بستانکار از فهرست حساب موسسه اخذ می شود. فهرست حساب ها فهرست کاملی از نام و شماره تمام حساب هایی است که برای ثبت تراکنش ها و عملیات یک موسسه استفاده می شود. نام و تعداد حساب هایی که در لیست حساب های یک موسسه قرار می گیرند و نحوه شماره گذاری آنها به حجم فعالیت یا نوع معاملات و عملیات مالی بستگی دارد.

در تنظیم فهرست حساب های یک موسسه، نکات زیر باید در نظر گرفته شود:

• نام هر حساب باید ماهیت آن را به وضوح بیان کند.
• تعداد حساب ها با توجه به نیاز موسسه انتخاب شود.
• حساب ها باید در فهرست حساب ها به ترتیب منعکس شده در صورت های مالی مرتب شوند. معمولاً حساب های ترازنامه و سپس حساب سود و زیان در فهرست حساب ها قرار می گیرد.
• حساب ها باید به گونه ای شماره گذاری شوند که شماره هر حساب، نوع و طبقه بندی آن حساب را مشخص کند.

وبلاگ استاد حساب...